Bewaarplicht administratie

“Hoe lang moet ik de administratie bewaren?” Deze vraag krijgen wij regelmatig gesteld. Want men weet dat de verplichting er is, maar wat het exact inhoud vergeten we maar al te snel. En daarnaast veranderde er in de afgelopen jaren veel op het gebied van administratie in combinatie met automatisering. Binnen de administratie wordt er steeds minder gebruik gemaakt van papier. Dus hoe en wat moeten we nu zeven jaar bewaren. Ja… de bewaartermijn is zeven jaar (zie wel hierna bij ‘uitzonderingen’).

Basisgegevens

Volgens de bewaarplicht moet u alles wat van belang is voor de bedrijfsvoering bewaren. En wel in de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van uw administratie. Bepaalde gegevens van de administratie worden door de belastingdienst aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet je denken aan:

          Bank- en kasgegevens

          Het grootboek

          De debiteuren- en crediteuren administratie

          De voorraadadministratie

          De in- en verkoopadministratie

          De loonadministratie

Deze basisgegevens moeten 7 jaar bewaard worden. Voor het bepalen van de start van de bewaartermijn gebruikt u de actuele waarde van een gegeven voor de bedrijfsvoering. Zolang gegevens actueel blijven (bv een huurcontract) horen zij bij de administratie.

Uitzonderingen

In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren. U moet uw administratie ook 10 jaar bewaren als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.

Elektronische bestanden

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Hoe u de elektronische bestanden bewaard is aan u, hier zijn geen regels aan verbonden.

Verdichten en converteren

De gegevens moeten zo bewaard worden dat een belastingcontrole binnen een redelijke termijn mogelijk is. Converteren (gegevens overdragen naar een andere gegevensdrager) en verdichten (het samenvatten van meerdere gegevens) is toegestaan. Wel moet u bij verdichten de onderliggende detailgegevens bewaren.

Niet voldoen aan de bewaarplicht

Mocht u niet voldoen aan de bewaarplicht, dan kan dit gevolgen hebben voor uw bewijspositie. Dit zou kunnen betekenen dat u moet aantonen dat de belastingaanslag niet klopt. Het is voor u natuurlijk veel mooier dat de belastinginspecteur moet bewijzen dat de door u ingediende aangifte niet juist is. Houd de termijnen van 7 en 10 jaar daarom goed in de gaten en regel niet te snel de papiervernietiger. En mocht u toch onverhoopt uw aangifte toelichten en verklaren, dan helpen wij u graag.


Bron: Fri, 07 Feb 2020 15:02:38 +0100

Delen: